Основні етапи процесу закупівель у НПО:

1. Розробка та дотримання політик і процедур: Для ефективного управління закупівлями необхідно розробити чіткі політики і процедури, які регламентують всі етапи закупівельного процесу. Це включає визначення керівних принципів закупівель, вимог до постачальників, методів проведення тендерів, оцінки пропозицій, укладання контрактів, а також управління виконанням договорів. Важливо, щоб ці процедури були прозорими та відповідали вимогам донорів і законодавства.
2. Планування закупівель: Планування є першим та не менш важливим кроком в закупівельному процесі. Воно включає аналіз потреб організації або окремого проекту, розробку плану закупівель та визначення бюджетів. План закупівель допомагає структурувати процес, визначити необхідний тип закупівлі і забезпечити, щоб всі необхідні товари та послуги були закуплені вчасно і за оптимальною ціною.
3. Відкритий і конкурентний процес закупівель: Однією з головних вимог до закупівель у НПО є забезпечення відкритості та конкуренції серед постачальників. Це досягається через проведення тендерів або запитів на цінові пропозиції, що дозволяє отримати найбільш вигідні умови. Конкурентний процес також сприяє підвищенню прозорості та мінімізує ризики корупції.
4. Оцінка та вибір постачальників: Процес вибору постачальників повинен базуватися на чітко визначених критеріях, таких як ціна, якість товарів чи послуг, надійність постачальника, його репутація, досвід роботи з НПО тощо. Важливою частиною цього процесу є також перевірка відповідності постачальника вимогам донорів і законодавства.
5. Укладання договорів: Після вибору постачальника необхідно укласти договір, що чітко визначає умови співпраці, включаючи строки постачання, обсяг і якість товарів чи послуг, ціну, умови оплати та штрафні санкції у випадку невиконання зобов’язань. Договір також повинен враховувати всі вимоги донора щодо прозорості та підзвітності.
6. Управління виконанням договорів: Управління виконанням договорів є важливою частиною закупівельного процесу. Це включає контроль за своєчасністю та якістю постачань, дотриманням умов контракту, обробку рахунків і оплату за поставлені товари чи послуги. Важливо також відстежувати виконання всіх умов контракту, включаючи додаткові вимоги донорів, такі як етичні стандарти або екологічна відповідальність постачальника.
7. Моніторинг та звітність: Професійне управління закупівлями передбачає регулярний моніторинг процесу закупівель та звітування як перед керівництвом НПО, так і перед донорами. Звіти повинні включати інформацію про витрати, дотримання плану закупівель, досягнуті результати, а також аналіз можливих відхилень від плану і пропозиції щодо їх усунення.
8. Управління ризиками: Управління ризиками є ключовою частиною процесу закупівель у НПО. Це включає ідентифікацію можливих ризиків, таких як затримки у постачанні, підвищення цін, невиконання постачальниками своїх зобов’язань, а також розробку планів реагування на ці ризики. Важливо мати готовий план дій на випадок непередбачених обставин, щоб мінімізувати негативний вплив на реалізацію проектів. 
9. Етичні стандарти та відповідальність: Закупівлі в НПО повинні відповідати високим етичним стандартам, включаючи запобігання конфлікту інтересів, недопущення корупції та забезпечення рівних можливостей для всіх постачальників. Важливо також враховувати соціальну і екологічну відповідальність постачальників, що може бути вимогою з боку донорів.

Чому важливий професійний підхід до закупівель у НПО:

1. Прозорість і довіра: Прозорість у процесі закупівель підвищує довіру до організації як серед донорів, так і серед громадськості. Це особливо важливо для забезпечення стійкості фінансування та підтримки діяльності організації.
2. Ефективність і економія: Правильно організований процес закупівель дозволяє оптимізувати витрати і забезпечити максимальну ефективність використання ресурсів, що сприяє досягненню цілей організації з мінімальними затратами.
3. Зниження ризиків: Управління закупівлями включає ідентифікацію та управління ризиками, що дозволяє мінімізувати можливі негативні наслідки для організації, такі як зриви постачання або перевищення бюджету.
4. Звітування та підзвітність: Професійний підхід до закупівель забезпечує відповідність вимогам донорів щодо звітності, що сприяє продовженню співпраці та отриманню нових грантів і фінансування.