Адже, це невід’ємна частина фінансового управління грантових проєктів, яка потребує детальної уваги та точності.
Грантові витрати мають бути детально підтверджені донору. Дуже важливо зберігати всі всі документи, які підтверджують дані витрати (Договори, рахунки, акти, маршрутні листи тощо).
Ми маємо розуміти, що на всі витрати по відповідному проєкту мають бути повні пакети документів, вимоги як правило до них висувають і самі донори в своїх інструкціях та політиках.
Наприклад, для Фізичної особи – підприємця, який надає послуги має бути такий перелік документів:
- Обов’язково реєстраційні документи ФОП.
- Рахунок та акт.
- Договір ( але не завжди, тут треба чітко розуміти, які послуги ФОП надає, чи потрібна детальна деталізація послуг, терміни та обов’язки сторін).
- Timesheet (дуже популярний документ зараз на який донори звертають увагу, якщо наприклад цей ФОП віднесений в команду проєкту в бюджеті).
- Ваучери/лист погодження ( такого собі роду документ, який підтверджує погодження на здійснення оплати директором, бухгалтером та проєктним менеджером (ініціатором здійснення закупівлі відповідної послуги)
- Калькуляція/специфікація з детальним описом послуги/проведення заходу.
- Також можливе підтвердження факту надання певних послуг (фотозвіт, реєстри, тощо)
Як бачите перелік не маленький, але це скоротить Ваш час на виправлення помилок і коментарів від донора.
